sk-Kam posúvajú firmu Vaši zamestnanci

05.06.2019

Zdroj: www.pexels.com
Zdroj: www.pexels.com

Všetky spoločnosti, ktoré vytvárajú hodnotu v sektore služieb majú veľkú výhodu, ktorá sa však veľmi ľahko môže obrátiť vo veľkú nevýhodu. Celý business je postavený na ľuďoch a všetci dobre vieme, ako to s ľuďmi chodí. Zatiaľ, čo ľudia pri vhodných podmienkach a motivujúcom nastavení dokážu firmu posúvať míľovými krokmi vpred, v opačnej situácii Vám môžu tiecť peniaze do kanála tempom thajskej tsunami. A nielen peniaze, ale aj kvalita služieb a reputácia na trhu. Využívanie čo najväčšieho množstva času, ktorý si "kupujete", je u menších firiem podstatne dôležitejšie než u korporácií. Ako však prísť na to kedy a kde vzniká problém?

Čo je potrebné, aby ste sa dostali k jadru veci

Ak chceme zistiť efektivitu využívaniu času čo najlepšie, tento čas musí byť nejakým spôsobom meraný. Pre tento účel nám boh zaslal timesheety (po Slovensky pracovný výkaz, v dnešnej dobe už takmer nepoužívaný pojem). Vedenie timesheetov môže na jednej strane pôsobiť ako bolševická praktika, ktorá navyše zaberá čas, pravda je však značne na opačnej strane. Timesheety majú v porovnanú s nevýhodami enormné množstvo výhod, medzi ktoré patrí najmä:

1.  Sofistikovaný proces fakturovania

  • Klient presne vie čo ste mu naúčtovali a klesá tak priestor pre spory a dohady.

2.  Široké analytické využitie 

  • Od firemnej analýzy efektivity až po analýzu pracovníkov a jednotlivých úkonov.

3.  Zlepšenie time managementu pracovníkov

  • Ľudia vďaka zaznamenávaniu času získavajú lepší prehľad a plánovacie schopnosti.

Aký prístup zvoliť

Prístup, ktorý považujeme za najvhodnejší pri hľadaní silných a slabých stránok u efektivity práce, je takzvaný top-down, teda zhora-dole. Začíname sa pozerať na efektivitu na úrovni firmy a postupne prenikáme hlbšie cez pracovné nasadenie jednotlivých ľudí, až po trvanie spracovania jednotlivých úkonov. Na začiatku je teda počet odpracovaných hodín celkovo, počet vybraných dovoleniek a činnosti nesúvisiace s účtovateľnou prácou klientovi. Na výstupe sa dokážeme dostať na závery, ako napríklad, že kolega Vojta toho moc v máji neodpracoval a spracovanie zadania pre klienta mu taktiež trvalo nadštandardne dlho. Či je to kvôli tomu, že ho to už prestáva baviť alebo sa doma hádajú so ženou je už na detailnejšej HR práci vo firme.

Ako by mal vyzerať výstup?

Graf: Množstvo dostupného a využitého času vybranej firmy

Zdroj: Clarity Report, Proefo Conaas s.r.o.

Formátov spracovania je veľa. My preferujeme niekoľko základných atribútov a to pohľad na vývoj za posledný rok, porovnanie s dlhodobým priemerom a rozklad na čo najväčší detail. Z najdôležitejšieho grafu vľavo hore môžeme vidieť, že celkový odpracovaný čas nie je vždy 100%. Rozdiel robia nadčasy, prípadne nedostatočná dochádzka. Rozdiel medzi celkovým dostupným a účtovateľným časom tvoria už spomínané dovolenky, administratíva a príprava. Náhľad na bližší detail je v zvyšných troch grafoch.

Z nich môžeme pozorovať napríklad to, že v júli síce efektivita práce významne klesla najmä kvôli dovolenkám, ale taktiež aj kvôli nadpriemerne vysokej administratíve a príprave pracovníkov. Nepodarilo sa to vyrovnať ani nadčasmi, ktoré boli tiež mierne negatívne. Ďalším krokom bude zisťovanie, u koho sa konkrétne problémy začali vyskytovať a čo im predchádzalo.

Záver

Je veľmi príhodné, aby boli majitelia, prípadne relevantní manažéri vo firme na mesačnej, alebo aspoň kvartálnej báze informovaní o tom, aká je výkonnosť pracovníkov vo firme. Neoddeliteľnou časťou je reporting, ktorý zachytáva všetky dôležité údaje. Rukou v ruke ide jeho interpretácia a hľadanie problému v dostatočnom detaile. Len vďaka tomu dokážu firmy v dnešnej dobe poskytovať služby najvyššej kvality a to spolu s vysokou profitabilitou.