Ako získať konkurenčnú výhodu monitorovaním projektov?
Riadenie projektov pozostáva z niekoľkých aspektov. Jednak je potrebné, aby ich zastrešoval kompetentný človek, ktorý vie riešiť problémy s chladnou hlavou. Taktiež je potrebný kvalitný tím, ktorý pozná problematiku do maximálnej možnej hĺbky. V neposlednom rade vám veľmi pomôže priebežné monitorovanie progresu. Dokáže vašej firme priniesť veľkú konkurenčnú výhodu, pretože budete schopný pohotovo reagovať na zmeny a prípadné odchýlenie sa od vytýčeného cieľu. Čo sa samozrejme vám stať nemôže, ale tak keby náhodou...
Základná "stavebná" jednotka
Vedieť, ako na tom na projekte ste počas jeho priebehu je súhra zaznamenávania dát, výpočtov a istej miery pocitu a skúseností. Súčasť zaznamenávania dát predstavuje napríklad počítanie odpracovaných hodín (alebo dní) na projekte. Prvou dôležitou vecou je uvedomiť si, že vaše reálne tržby vznikajú prácou na projektoch a nie dňom vystavenia faktúry. Preto je potrebné ku každej odpracovanej hodine priradiť hodnotu jej tržby. Ak máte projekt s cenovou ponukou na milión korún načasovaný na 1 000 hodín práce, za každú odpracovanú hodnotu utŕžite 1 000 Kč.
Základ vychádza z cenovky
Tento významný medzi krok vám umožní dve základné veci. Sledovať implikovanú ziskovosť projektu a to, či ste popredu/pozadu k nejakému rozhodnému dňu (napríklad ukončenie etapy). Významnou súčasťou je narábanie s cenovou ponukou, do ktorej vstupuje váš požadovaný zisk, nákladovosť firmy a firemná hodinovka (o tomto sa dočítate v ďalšom článku). Ak teda na nejakom projekte začne pracovať senior Jarda, ktorý nie je veľmi efektívny, váš aktuálny zisk bude oproti tomu požadovanému klesať. Ak sa napríklad presťahujete do výhodnejších kancelárií a vaša nákladovosť klesne, napomôže to aktuálnej ziskovosti opäť vzrásť.
Poznámka: v článku používame mernú jednotku hodiny, všetko však platí rovnako aj pre manday, do ktorého sa všetko veľmi ľahko prepočíta.
Aký ďalší výstup vám to prinesie
Druhou významnou pridanou hodnotou tejto metódy počítania tržieb je okamžitá spätná väzba pri nejakej rozhodnej udalosti. Ide napríklad o ukončenie etapy, prípadne sprintu, na ktoré je naviazané vystavenie faktúry. V tomto momente budete podľa počtu odpracovaných dní alebo hodín presne vedieť, koľko by ste mali za túto prácu od klienta utŕžiť. Taktiež viete, na akú sumu je faktúra vystavovaná, keďže sú tieto veci väčšinou nacenené vopred. Zostáva vám si teraz už len tieto údaje porovnať a zistíte, či ste k rozhodnému dňu na projekte popredu, prípadne pozadu. Ak ste napríklad odpracovali na projekte (berme fiktívny príklad z predošlého odstavca) už 200 hodín, tak by ste mali fakturovať 200 tisíc Kč. Ak však vystavujete faktúru na 250 tisíc Kč, tak viete, že ste o 50 tisíc Kč, respektíve 50 hodín popredu. Čo je teda samozrejme super a môžete to osláviť.
Väčšina firiem, ktoré fungujú na báze projektov nejde do potrebného detailu pri ich riadení a častokrát majú tieto údaje k dispozícií len ku koncu projektu, prípadne vôbec. Ich využívanie vám teda vie poskytnúť lukratívnu konkurenčnú výhodu, keďže budete vedieť na rôzne zmeny a prekážky reagovať pohotovejšie.
Aj toto je súčasťou externého finančného managementu od Proefo. Pre viac informácií nás neváhajte kontaktovať na michal.belan@proefo.com.